- 合作對象
- 專案經理、工務與營運團隊
- 起點
- 共用信箱與個人信箱
- 產出
- 分好類的收件匣：每封信都在對的案子裡，每個截止日都有人負責
01
摘要
在工業服務公司，很多真正的工作是從信箱進來的：投標邀請、補充說明、疑義、送審回覆、變更請求、供應商報價和進度更新。每一封都屬於某個案子、某個流程，可是在收件匣裡它們都只是「一封信」，沒人注意到，事情就停在那裡。
Operon 會讀每一封進來的信和附件，判斷它屬於哪個案子、哪個流程，歸好檔，再擬好下一步：標案登記好截標日、整套圖也下載好；退回的送審歸到對應的規範章節；供應商的報價擬好回信。任何要寄出去的東西，都由人核准。
02
輸入與產出
輸入
- 共用信箱與專案經理的信件
- 附件與圖庫連結
- 目前的案子清單與專案資料夾
- 各類請求由誰負責
產出
- 每封信都歸到對的案子與流程
- 登記好的截止日，每一個都有負責人
- 等你核准的回信草稿與待辦事項
- 每封信的處理紀錄
03
運作方式
步驟
Operon
你的團隊
01
讀信與分類
Operon
讀每一封信和附件，判斷它屬於哪個案子、哪個流程。
你的團隊
照常使用信箱。
02
歸檔與登記
Operon
把文件歸到對的案子，登記每個截止日和負責人。
你的團隊
設定各類請求由誰負責。
03
擬好下一步
Operon
擬好回信、疑義登記或報價摘要，並附上相關的圖。
你的團隊
修改後核准。
04
追蹤到結案
Operon
追蹤還沒處理完的事，快到期時提醒。
你的團隊
決定要追哪些事。
04
帶來的改變
現在
使用 Operon 之後
投標邀請
現在
有空才會注意到
使用 Operon 之後
收到當天就登記好截標日
送審回覆
現在
躺在收件匣裡
使用 Operon 之後
歸到規範章節，意見逐條列出
截止日
現在
埋在信件往來裡
使用 Operon 之後
集中在一張清單，每個都有負責人
05
內建的把關
不會自己寄信
每一封要寄出去的信，都要等人核准。
權限跟著案子走
每個人只看得到自己負責的案子裡的信件和文件。
06
如何開始
挑一位專案經理的信箱和一個流程，例如投標登記，先用「只擬草稿」的方式跑一個月，算算它幫你接住了多少事。
一週內看到初步成果，三週內上線。
- 先開始的一個信箱
- 目前的案子清單
- 標案、疑義和送審各由誰負責
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從最花成本的那件工作開始。
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